Процесът по ръководене на срещи не бива да се подценява. В интервю Луис Фелипе Сколари – един от най-успешните бразилски футболни треньори – той споделя, че в един от първите мачове начело на националния отбор, заставайки пред играчите, за да им каже как да изиграят мача, той се разсмял. Пред него стоели футболисти като Роналдо, Ривалдо, Роналдиньо, Кака, Кафу, Роберто Карлос, Лусио и др. и в този момент осъзнал, че няма какво повече да ги научи и че ще се концентрира върху това да им даде свобода. Решил, че няма да ръководи отбора, а ще се фокусира върху ръководенето на срещите между мачовете.

И в крайна сметка, както се оказва, това е дало резултат – на световното първенство през 2002 г. Бразилия става световен шампион въпреки негативните предварителни прогнози дори в самата страна.

Ръководене на срещи – основно лидерско умение

Да се ръководят срещи никак не е лесна работа. Трябва да се балансира между свобода на изразяване на мнения и дисциплина, между равноправие и поставяне на мярка. И в същото време да се постига реален резултат, базиран на решения, постигнат по-скоро чрез консенсус, а не просто с гласуване.

Ръководенето на срещи е едно от съвременните меки умения, които отличават автентичните и истински лидери. Със сигурност на много хора се е налагало в даден етап от кариерата да водят срещи. Тези моменти са ключови, защото както могат да изградят авторитета на водещия, така могат и да го сринат.

Срещите често се възприемат като излишна и досадна част от професионалното ежедневие – нещо като необходимото зло. За да ги превърнем в източник на ползи, а не само поводи за яд и раздразнение в случай, че ние сме водещите, можем да пробваме някои тактики.

Тактики за ръководене на срещи

  • Да очертаем рамките на срещата, т.е. да информираме участниците относно опорните точки, очакванията и продължителността на срещата и още по-добре – тези неща да бъдат комуникирано предварително в мейл.
  • Да споделим какъв е приоритетът на срещата. Точно така, приоритетът, а не приоритетите, защото дума приоритети не съществува. Приоритет е дума с латински произход и означава пръв по време и важност. Няма как да има две неща, които да са първи по време и важност. Това не означава обаче, че няма и други важни неща за обсъждане, но приоритетът е само един. Чак след като той се изясни и постигне идва ред на следващия приоритет.
  • Водещият на срещата трябва да говори повече с факти и по-малко с мнения. Разликата между двете е огромна. Ако водещият успее да запази самообладание и да не се изкушава с изказване на обстоятелствени мнения, а да се фокусира върху факти, това ще стимулира и участниците да се адаптират към този стил.
  • Продуктивността от срещата идва като следствие от нагласата, че хората са с готовност да си променят мнението. Готовност не означава, че винаги трябва да го променят, а да са готови да го направят, ако чуят солидна аргументация.
  • Слушането е по-важно от говоренето. Подобно на футбола (понеже вече започнахме на футболна тематика) един футболист играе с топката не повече от 4 минути на мач. Това какво прави през останалите 86 минути го прави добър или не. Казал го е Йохан Кройф. Подобна трябва да е пропорцията между слушане и говорене в полза, разбира се, на слушането.
  • Водещият задължително трябва да разграничи усилията и резултатите и да пази фокус върху второто.
  • Да се въведе правило, че ако се споделят проблеми, то те задължително трябва да бъдат съпроводени с идеи за решението им. Ако няма предложение за проблема, то той не се споделя.
  • Водещият обезателно да поставя мярката, т.е. да отнема думата на някой, който се отплесва в нерелевантни разсъждения. Това трябва да се случва по тактичен начин.
  • По време на срещата да се изгради следната концепция – всеки има равен старт, но в течение на срещата най-адекватните, въвлечени и заинтересован страни получават повече възможности за изява. Абсолютният фундамент обаче е през цялото време да властва чувство на справедливост.
  • Щом се вземе решение, дискусията продължава без да се обръща глава назад;
  • Срещата приключва или когато се вземе решение, или когато изтече времето, предвидено за срещата. Ако не се вземе решение, да не се забравя, че липсата на решение също е решение.
  • Срещи се провеждат, ако не в краен случай, то само при повод и задължително, когато евентуалният резултат е по-голям от загубеното време. Ако това се получи, срещата ще е инвестиция, а не разход.
  • Непременно срещата трябва да приключи обобщено и структурирано. Излизайки от срещата хората трябва да имат ясна идея какво се е случило и още по-важно – какво следва от срещата.

Ключов компонент при провеждане на срещи е участниците да превъзмогнат и контролират егото си. Всеки го има, по-важното е то да бъде контролирано, особено когато се търси групово решение, полезно за всички. Това с най-голяма сила важи за човека, фасилитиращ срещата. Той трябва да е безпристрастен, да не фаворизира и в никакъв случай да не проявява чувство на злоба или пренебрежение към нечие мнение.

Една среща се състои, най-опростено казано, от 3 етапа и 2 компонента. Ако приемем, че етапите са увод, същинска дискусия и заключение, то компонентите са съдържание (т.е. каква е била фактологията на дискусията) и впечатление (т.е. с какви чувства асоциираме дискусията). Това, което се помни от една среща, обикновено е впечатлението и по-конкретно впечатлението в увода и заключението. Ако се направят силни и запомнящи се начало и край, почти сигурно хората в срещата ще се почувстват много по-ангажирани по време на срещата и след нея. Не, че етапът между началото и края е маловажен – той просто се забравя по-бързо.

Затова и почти винаги Луис Фелипе Сколари завърша срещите с думите: „Вие сте част от семейството на Сколари от днес нататък. Аз съм главата на семейството. Каквото решим е закон. Заедно ще успеем. Нямаме право на провал.”

Трябва да се признае –освен мотивиращо е и запомнящо се.